Obowiązki AML pośredników ubezpieczeniowych

Obowiązki agentów ubezpieczeniowych w świetle ustawy AML/CFT

Agenci ubezpieczeniowi w Polsce, jako podmioty objęte ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2023 poz. 112), są zobowiązani do wdrożenia szeregu procedur i mechanizmów kontrolnych, które mają na celu minimalizowanie ryzyka związanego z wykorzystaniem sektora ubezpieczeń do nielegalnych działań. Poniżej przedstawiamy szczegółowe obowiązki oraz wymagania stawiane agentom ubezpieczeniowym.

1. Identyfikacja i weryfikacja klienta (KYC – Know Your Customer)

Agenci ubezpieczeniowi są zobowiązani do przeprowadzenia procesu identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta przed nawiązaniem relacji biznesowej lub zawarciem umowy ubezpieczenia. Proces ten obejmuje:

• Identyfikację klienta: Zebranie podstawowych danych, takich jak imię i nazwisko (w przypadku osób fizycznych), nazwa firmy (w przypadku osób prawnych), numer PESEL, NIP, REGON, adres zamieszkania lub siedziby.
• Weryfikację tożsamości: Potwierdzenie tożsamości klienta na podstawie dokumentów urzędowych (np. dowód osobisty, paszport) lub innych wiarygodnych źródeł.
• Identyfikację osób uprawnionych do reprezentowania: W przypadku klientów będących osobami prawnymi, agent musi zidentyfikować osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu oraz ustalić strukturę własnościową (beneficjentów rzeczywistych).

W przypadku braku możliwości przeprowadzenia weryfikacji, agent nie powinien nawiązywać relacji biznesowej z klientem.

2. Ocena ryzyka klienta i transakcji

Agenci ubezpieczeniowi są zobowiązani do przeprowadzenia oceny ryzyka związanego z klientem oraz rodzajem transakcji. Ocena ta obejmuje:

• Klasyfikację klientów: Klienci są klasyfikowani jako niskiego, średniego lub wysokiego ryzyka w zależności od ich profilu (np. klienci z krajów wysokiego ryzyka, osoby zajmujące eksponowane stanowiska publiczne – PEPs).
• Analizę transakcji: Transakcje są oceniane pod kątem ich złożoności, wartości oraz nietypowego charakteru, który może wskazywać na próbę prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

W przypadku klientów wysokiego ryzyka, agenci są zobowiązani do zastosowania dodatkowych środków ostrożności, takich jak zwiększona weryfikacja czy częstsze monitorowanie transakcji.

3. Monitorowanie transakcji

Agenci ubezpieczeniowi muszą na bieżąco monitorować transakcje swoich klientów w celu wykrycia nietypowych lub podejrzanych działań. Monitorowanie obejmuje:

• Analizę wzorców transakcji: Identyfikację transakcji, które odbiegają od typowych wzorców zachowań klienta.
• Wykrywanie transakcji powyżej określonych progów: Transakcje o wysokiej wartości (np. powyżej 15 000 EUR) wymagają szczególnej uwagi.
• Rejestrację danych: Wszystkie transakcje muszą być rejestrowane i przechowywane w celu ewentualnej kontroli.

4. Zgłaszanie podejrzanych transakcji

W przypadku wykrycia transakcji, które mogą budzić podejrzenia co do ich legalności, agenci ubezpieczeniowi są zobowiązani do zgłoszenia tego do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Zgłoszenie to powinno zawierać:

• Szczegółowy opis transakcji.
• Dane klienta.
• Uzasadnienie podejrzeń.

Zgłoszenia dokonuje się za pośrednictwem systemu elektronicznego, a agent jest zobowiązany do zachowania poufności w tym zakresie.

5. Prowadzenie dokumentacji

Agenci ubezpieczeniowi muszą prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z:

• Identyfikacją i weryfikacją klienta.
• Monitorowaniem transakcji.
• Zgłoszeniami podejrzanych transakcji.

Dokumentacja ta musi być przechowywana przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia relacji z klientem.

6. Wdrażanie wewnętrznych procedur AML/CFT

Agenci ubezpieczeniowi są zobowiązani do opracowania i wdrożenia wewnętrznych procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedury te powinny obejmować:

• Politykę identyfikacji i weryfikacji klienta.
• Zasady monitorowania transakcji.
• Procedury zgłaszania podejrzanych transakcji.
• Zasady szkolenia pracowników.

Procedury te muszą być regularnie aktualizowane w celu dostosowania ich do zmieniających się przepisów i zagrożeń.

7. Szkolenia pracowników

Agenci ubezpieczeniowi są zobowiązani do zapewnienia regularnych szkoleń dla swoich pracowników w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Szkolenia te mają na celu:

• Zwiększenie świadomości pracowników na temat zagrożeń związanych z AML/CFT.
• Zapoznanie pracowników z obowiązującymi procedurami i przepisami.
• Kształtowanie umiejętności identyfikowania i zgłaszania podejrzanych transakcji.

8. Współpraca z organami nadzoru

Agenci ubezpieczeniowi są zobowiązani do współpracy z organami nadzoru, w tym z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej (GIIF) oraz Komisją Nadzoru Finansowego (KNF). Współpraca ta obejmuje:

• Udostępnianie informacji i dokumentów na żądanie.
• Udział w kontrolach i audytach.
• Wdrażanie zaleceń i wytycznych wydawanych przez organy nadzoru.

9. Sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków

Nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z ustawy AML/CFT może prowadzić do nałożenia sankcji, w tym:

• Kar finansowych.
• Sankcji administracyjnych (np. ograniczenie działalności).
• Odpowiedzialności karnej w przypadku poważnych naruszeń.

W Kancelarii Mitra specjalizujemy się w doradztwie prawnym dla przedsiębiorców w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oferujemy kompleksowe wsparcie, w tym:

• Wdrożenie procedur AML dostosowanych do specyfiki Twojej działalności,
• Szkolenia dla pracowników,
• Przegląd dokumentacji pod kątem zgodności z przepisami,
• Reprezentację przed organami nadzoru.

Nie ryzykuj kar i problemów prawnych – skontaktuj się z nami już dziś, aby zabezpieczyć swój biznes.